Cómo implementar SAP Business One en tu empresa

Cuando las empresas compran un Software de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión empresarial, generalmente terminan gastando lo mismo en servicios de implementación y consultoría como en las licencias del propio ERP. Saber esto debería servir como una motivación importante para que las empresas se informen sobre los factores clave que contribuyen a la implementación exitosa del software y los obstáculos que deben evitar.

Si tú ya te has decantado por SAP Business One como tu solución de gestión empresarial y tu empresa está a punto de embarcarse en la implementación, debes leer este post donde, desde Seidor, te damos una serie de consejos sobre cómo implementar SAP Business One en tu negocio.

La metodología de implementación de SAP Business One divide los proyectos de implementación en fases. Comienza cuando el cliente firma el contrato, el momento en que la organización de ventas entrega el proyecto a la organización de consultoría e implementación. Continúa cubriendo todo el proceso de implementación y la conferencia final de revisión y optimización, que tiene lugar varias semanas después de que el proyecto se entregue al cliente.

El objetivo de esta fase es analizar los objetivos y necesidades del cliente y proporcionar planificación y preparación para el proyecto.

En esta etapa inicial del proyecto, el equipo se reúne para planificar la forma en que se debe ejecutar el proyecto e identifican las áreas principales de enfoque que deben considerarse. Se lleva a cabo una reunión inicial en la que el gerente del proyecto, los consultores y el gerente de cuentas discuten los temas técnicos y los temas de gestión de proyectos para planificar y ejecutar el proyecto. El proyecto se transfiere del departamento de ventas al equipo de consultoría. El software adecuado de SAP Business One se prepara y se entrega e instala para la preparación del proyecto.

Los principales hitos de la fase de preparación del proyecto son:

• Entrega de proyectos a implementación
• Reunión de inicio del cliente
• Entrega e instalación del sistema de prueba de SAP Business One
• Revisión de fase del proyecto y aprobación del cliente

Durante esta fase, se crea un plan mediante la realización de un taller con las partes interesadas clave para definir el alcance, el cronograma y los objetivos del proyecto, además del proceso comercial relevante.

En esta fase, se considera el requisito y se logra una comprensión común de cómo el cliente tiene la intención de ejecutar SAP Business One para su negocio. Se llevan a cabo talleres a los que asisten el gerente de proyecto de SAP Business One y el gerente de proyecto del cliente, que juntos analizan y definen los requisitos funcionales individuales y comerciales del cliente. Se crea un plan que consiste en una documentación detallada de los resultados obtenidos de los talleres, y actúa como una guía técnica y funcional para el proceso de implementación.

Los principales hitos de la fase del plan empresarial son:

• Talleres para reunir los requisitos comerciales con los clientes potenciales funcionales del cliente
• Creación del documento detallado del plan comercial
• Determinación de los cambios en el alcance inicial del proyecto y el cronograma (si corresponde)
• Revisión de fase del proyecto y aprobación del cliente
• Recomendaciones de mejores prácticas

Esta es la más importante de todas las fases de implementación y en esta fase el proceso de negocio y los requisitos técnicos se implementan como se documenta en el plan.

Los consultores instalan y personalizan el sistema de producción de SAP Business One después de validar y actualizar la configuración. Los consultores de negocios con el apoyo del administrador de TI del cliente instalan todos los componentes de SAP Business One como el sistema operativo, la base de datos, los parches, etc. Se realiza la validación y prueba de la configuración del sistema y se realizan los cambios necesarios. Se define el plan de apoyo y corte de capacitación.

Los principales hitos de la fase de realización del proyecto son:

• Instalación y personalización del software SAP Business One basado en el plan comercial
• Migración de datos (si corresponde)
• Validación de la configuración del sistema
• Prueba del sistema
• Definición de entrenamiento y plan de transición
• Revisión de fase del proyecto y aprobación del cliente
• Recomendaciones de mejores prácticas

El objetivo de esta fase es completar la preparación final, incluida la capacitación de usuarios y administradores, la administración del sistema y las actividades de transferencia para finalizar la preparación para la puesta en marcha.

El objetivo de esta fase es preparar el sistema SAP Business One y la organización del cliente para la puesta en marcha de la producción. Las actividades clave de esta fase incluyen la finalización del usuario y administrar la capacitación y el ajuste final del sistema SAP Business One. Los ajustes necesarios y las actividades de corte se completan para resolver todos los problemas críticos y hacer que el sistema esté listo para funcionar.

Los principales hitos de la fase de preparación final son:

• Capacitación de usuarios clave y administradores
• Disponibilidad del sistema para comenzar a funcionar
• Finalización de las actividades de corte.
• Revisión de fase del proyecto y aprobación del cliente
• Recomendaciones de mejores prácticas

El objetivo de esta fase es pasar de un entorno de preproducción orientado a proyectos a una operación de producción en vivo.

El sistema SAP Business One desarrollado se implementa completamente en producción y se brinda soporte continuo para mejorar las operaciones en vivo. En la fase de cierre del proyecto, el sistema se usa en las operaciones diarias y todos los problemas se resuelven. El equipo de soporte monitorea el sistema y aborda los problemas de los procesos comerciales en vivo en la fase de mejora continua. Se programa y realiza una “Conferencia de Revisión y Optimización” para revisar y mejorar continuamente los procesos comerciales.

Los principales hitos de la fase de puesta en marcha y soporte son:

• Implementación de producción completa de SAP Business One
• Revisión de la fase del proyecto y aprobación del cliente para la puesta en marcha y el soporte, así como para la finalización final del proyecto.
• Conferencia de revisión y optimización

La metodología de implementación de SAP Business One brinda muchos beneficios a las empresas. Proporciona una comprensión clara del alcance, la estructura y la duración de la implementación de SAP Business One al comienzo del proyecto para eliminar sorpresas y excesos de tiempo o presupuesto.

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