Problemas que puedes solucionar tu empresa con un ERP

Mejorar tu empresa con un ERP es posible de varias maneras, aunque es importante saber qué herramienta elegir para sacarle el máximo rendimiento. Este artículo te explica en qué consiste este software y los problemas que puede solucionar en tu compañía.

Las herramientas de software ERP se han generalizado en los últimos años en las empresas, tanto para unidades internas como para la nube (cloud). Estos son los principales aspectos que tienes que conocer:

El ERP para PYMES, o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning), es un software corporativo activable por módulos que permite realizar múltiples funciones. Un ERP sirve para todo tipo de empresas. Es posible encontrar soluciones gratuitas, aunque es recomendable contar con una versión de pago.

Cuando se pregunta qué es un ERP y su utilidad, hay que señalar que es un software empresarial para realizar múltiples funciones de seguimiento, planificación y ejecución de acciones. Hay ERP con módulos para acciones de Contabilidad y Finanzas, Inventarios y Distribución, Informes y Administración, Ventas y Clientes y Compras y Operaciones.

Las principales características de un ERP que hay que destacar son cuatro. En primer lugar, los ERP tienen varios módulos a activar en función de las necesidades del cliente. El segundo elemento es la automatización para realizar acciones instantáneas. En tercer lugar, hay que destacar las consultas en tiempo real. Finalmente, los ERP pueden adaptarse a distintos tipos de empresa.

Conocer cómo implantar un software ERP en empresas de fabricación es relevante por varias razones. El proceso tiene que seguir los siguientes pasos:

• Evaluación: es importante hacer un análisis previo de las necesidades de las empresas. No en vano, se trata de saber qué necesitas mejorar en función de tu sector de actividad y las características de tu empresa.
• Elección: la elección del software es relevante porque no solo hay que incorporar un software de calidad, sino que hay que comprobar que el proveedor ofrece un buen soporte.
• Implementación: la implementación de un software tiene que realizarse por fases para comprobar su funcionamiento.
• Formación: los trabajadores tienen que formarse para aprender a gestionar el nuevo software.

Los ERP pueden solucionar multitud de problemas en tu empresa fácilmente. Si tienes una compañía en crecimiento o con una cierta complejidad, te interesa utilizar estas herramientas. Los casos más evidentes son los siguientes:

1. Duplicidades

Uno de los problemas de los sistemas no integrados es el de las duplicidades en el uso de la información o en la captación de la misma. ¿Nunca te ha pasado que tengas a dos trabajadores buscando los mismos datos? Es cierto que la estructura del organigrama corporativo también influye, pero la falta de automatización es un problema.

La centralización de estas herramientas de software permite controlar varios aspectos simultáneamente y así no perder el tiempo. Aunque los ERP son soluciones modulares, tienen un único acceso, de manera que tendrás a tu alcance información diversa en un instante.

2. Falta de coordinación

La falta de coordinación es uno de los principales inconvenientes que se encuentran las PYMES. Y esto sucede, en muchas ocasiones, porque la información no está debidamente centralizada en el mismo software. Las cuestiones organizativas sirven para mucho pero el software centralizado proporciona facilidades para trabajar simultáneamente y acceder a la información.

Cuando se utilice el software, conseguirás mejorar tu empresa con ERP y qué duda cabe que eso repercutirá en la productividad. Cuando cada departamento de la empresa puede acceder a la información que necesita sin tener que realizar varias consultas, eso se nota.

3. Pérdida de tiempo

Las disfunciones hacen perder tiempo y una herramienta de software como SAP evita esta situación. La capacidad de poder hacer más en menos tiempo por el acceso instantáneo a los datos facilitará la operativa cotidiana. Esto te permite ser más competitivo en todos los ámbitos de tu trabajo y marcar la diferencia porque la automatización hará varias operaciones por ti.

El objetivo es claro, que mejores las ratios de rentabilidad gracias a las ventajas de la automatización. Hay consultas o cálculos que ya no tendrás que hacer porque el software los hará por ti automáticamente.

4. Falta de información para planificar

La información es crucial para planificar a medio y largo plazo y la falta de ella es uno de los principales problemas de los empresarios. Las actividades productivas no pueden sino ser racionales, y mucho más ante la realidad del Big Data. Si no dispones de datos para analizar, quedarás atrás. Este es un problema que se acrecienta en los procesos de internacionalización de las compañías, cuando hay que trabajar en varios países.

Una de las ventajas del software es que podrás realizar estadísticas comparativas, de manera que no contar con esos datos te hace ser menos competitivo. Un ERP solucionará ese problema por la capacidad de gestionar una cantidad ingente de datos.

5. Uso ineficiente del factor trabajo

El factor trabajo se utiliza de una forma ineficiente cuando no se usan herramientas informáticas de gestión y planificación. Hoy ya hay un coste de oportunidad cuando no utilizas un ERP, de manera que conviene evitar esta problemática. Un software especializado para PYMES ayudará a que un trabajador pierda menos tiempo en tareas automatizables.

Cualquier empresa tiene que aprovechar al máximo el capital humano y emplearlo en aquellas funciones en las que es imprescindible. El uso de un ERP permitirá que el trabajador quede liberado de tareas que se pueden realizar automáticamente. En consecuencia, se hará un uso más eficiente del factor trabajo.

6. Pérdida de recursos

La pérdida de recursos que se genera por un uso ineficiente de los stocks, de las compras con proveedores o con el cálculo de nóminas es un problema de competitividad. Un ERP permite controlar toda la trazabilidad de los procesos, de principio a fin, lo que identifica problemas.

El uso de un ERP te ayudará a optimizar el uso de tus recursos y, con ello, evitar pérdidas innecesarias. Cuando la supervivencia de una empresa depende de márgenes de beneficios reducidos, este aspecto es vital.

7. Falta de actualización

El software tiene que estar actualizado automáticamente y, en ocasiones, algunas herramientas no lo están. La actualización es imprescindible para evitar ataques informáticos y revisar los puntos vulnerables. Por lo tanto, se hace imprescindible que el proveedor sea de confianza y contrastada.

Por otra parte, los ERP´s proporcionan para la actualización de operaciones porque el proceso es automático. Esto supone, por ejemplo, que no tendrás que repetir operaciones ni preocuparte por desfases.

La posibilidad de mejorar tu empresa con un ERP está ahí y con Seidor ofrecemos varias soluciones de ERP con SAP. ¿Tienes una PYME y quieres introducir esta herramienta para ser más eficiente? No dudes en contactarnos para saber más acerca de nuestros productos.