¿Qué es un ERP? Sistema de planificación de recursos empresariales

El ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de planificación de recursos empresariales. Las funcionalidades son varias, dependiendo de cada modalidad y de la empresa que lo va a utilizar. Es posible realizar gestión de inventarios, de documentación, contabilidad, de proveedores, de ventas, de horarios y de trazabilidad de mercancías, según el caso y la compañía.

Implantar software ERP en cualquier empresa, grande o PYME, es necesario para tener éxito por una cuestión de coste de oportunidad; no hacerlo supone partir en desventaja. En una economía tan competitiva, conviene reducir costes y esta herramienta contribuye a ello. Además, consultar el estado real del almacén o inventario es fundamental para evitar roturas de stock.

Existen varios ERP con distintas funcionalidades y una empresa puede cambiar por distintos motivos. En primer lugar, para incorporar nuevas funciones como la gestión con clientes (CRM) porque el software ha quedado obsoleto. Otra razón relevante es que no tengas un servicio técnico de calidad. Finalmente, puedes cambiar de dispositivo por razones de seguridad.

Las principales características de un ERP son cinco. La primera de ellas es la automatización en la captura de datos. El segundo elemento distintivo es su estructura modular, que permite activar o desactivar funciones. La tercera característica es la capacidad de configuración. El cuarto elemento es la interacción entre módulos y el quinto es la centralización de datos.

La utilización de un sistema para la gestión de almacenes es un lugar común en las industrias que tengan que contar con productos en stock. Esto sucede en sectores tan diversos como el retail, moda y complementos o alimentación y bebidas. Este tipo de acciones son las que realizan las herramientas de software especializado como los ERP (Enterprise Resource Planning).

Los inconvenientes de una PYME sin ERP son de tres clases. En primer lugar, de organización, porque la dispersión de la información influye negativamente en el funcionamiento de la empresa. El segundo inconveniente de peso es que perderás más tiempo en hacer las mismas funciones. En tercer lugar, te faltará a mano información para planificar y ser eficiente en tus acciones.

Organización

La dispersión de datos es un problema que te obliga a duplicar esfuerzos o emplear más factor trabajo para conseguir el mismo resultado. Hoy es difícil que una empresa industrial no trabaje con un ERP porque tiende al caos. No te puedes permitir cincuenta vueltas para encontrar algo porque generará disfunciones en tu empresa, sobre todo si tienes varios departamentos.

Pérdida de tiempo

No disponer de un ERP te hace perder tiempo porque tendrás que hacer más movimientos para disponer de los datos necesarios. Esto supone, a la larga, una falta de eficiencia profesional que te hace menos competitivo. El tiempo es oro y no te puedes permitir perderlo por tardar más para encontrar algo.

Falta de información

En la era del Big Data, contar con un ERP se hace imprescindible para disponer de los datos en tiempo real y tomar decisiones racionales. Si no tienes esta herramienta, irás un paso por detrás de tus competidores porque no aprovecharás el potencial de los datos. Y esto sucede más allá de que la información que tengas sea correcta; si es escasa, tienes problemas.

Las empresas que utilicen un ERP pueden mejorar varios problemas de raíz. Tendrás más facilidad para controlar tu stock y reducir así las pérdidas o ineficiencias. Por otra parte, vas a poder hacer un seguimiento de tus ventas y compras, así como de los empleados, clientes y proveedores. Además, dispondrás de toda la información centralizada en un mismo sistema.

Las ventajas de implementar una solución de gestión empresarial a tu empresa son varias, aunque las más importantes son el ahorro de tiempo y de recursos por centralizar la información en un único sistema. En cualquier caso, se pueden indicar los siguientes aspectos definitorios que marcan la diferencia:

Aporta una visión general a la gestión de ventas

El uso de los sistemas de gestión empresarial permite no solo controlar las ventas, sino hacer estadísticas generales para la gestión de ventas.  Por lo tanto, será más fácil conocer cuánto vendes en un determinado periodo y qué clientes generan más valor a tu negocio, cuantificando esto en términos absolutos y relativos. Además, podrás hacer comparativas con otros años.

Ayuda a planificar un inventario de forma sencilla

Los sistemas de gestión empresarial facilitan el control de todos los inputs y outputs de la compañía. Esto supone, por ejemplo, conocer el flujo de mercancías o realizar rápidamente un inventario. Al final, esto servirá para planificar un inventario de forma sencilla a varias semanas o meses vista. Anticiparte te permitirá ahorrar costes y optimizar tus inversiones.

Ahorro de tiempo

La centralización de la información supone un ahorro de tiempo. Como no hay que buscar en varios lugares, dispondrás de los datos en tiempo real. Esto supone, al final, que tus trabajadores dispondrán de más tiempo para realizar otras acciones. Y esta es una forma muy importante de generar valor, ser más eficiente con los recursos humanos, máxime en una PYME.

Ahorro económico

El ahorro económico a largo plazo es otro de los motivos por lo que implantar un ERP. Este efecto llega a todas las vertientes de la empresa, desde las compras a las ventas, la gestión de personal o la documentación. No en vano, la información que proporciona esta herramienta permite ser más eficiente. Este es el motivo último que ha contribuido a generalizar estas soluciones.

Las razones para organizar una empresa con un ERP son de tres clases. La primera de ellas, mejorar la comunicación entre las distintas áreas de la empresa. El segundo motivo es reducir el factor de error humano asociado a la falta de control de mercancías. Finalmente, hay que indicar la capacidad de que puedas realizar una planificación empresarial mejor y más racional.

El uso de un ERP en una industria de distribución es importante por tres motivos. En primer lugar, porque puedes gestionar directamente el flujo de mercancías, lo cual es la base de este negocio. El segundo motivo es que realizarás la gestión de la documentación directamente. Finalmente, esta herramienta te sirve para realizar un control financiero de las compañías.

El software ERP con CRM para gestión de clientes es una herramienta que permite gestionar todas tus interacciones con los clientes. Hay algunos ERPs que no tienen CRM, pero lo recomendable es que lo incorpores. En consecuencia, podrás saber al momento cuáles fueron sus últimas compras, precios o los datos de contacto. Este módulo es fundamental para las PYMES.

El software ERP puede ser para empresas de distribución, producción, moda y complementos, retail, alimentación y bebidas y servicios. En cada caso, hay una solución específica porque las problemáticas también lo son y no siempre necesitarás los mismos módulos. Por ejemplo, en una industria de producción el almacén es central, mientras que no lo es en otros sectores.

Los ERP tienen funcionalidades diversas que dependerán de los módulos que se quieran activar. Sea como fuere, el software contempla la posibilidad de realizar acciones de Contabilidad y Finanzas, Inventarios y Distribución, Informes y Administración, Ventas y Clientes y, finalmente, Compras y Operaciones. Estos módulos pueden funcionar integrados o por separado.

Aunque existen herramientas gratuitas y de pago, existen diferencias de calado entre ambas. Las aplicaciones gratuitas suelen tener menos funcionalidades y menos módulos activados. Un ERP de pago que trabaje con software SAP proporciona una mayor versatilidad porque está adaptado a todo tipo de empresas. Si puedes, utiliza un software de pago específico.

La incorporación de los ERP´s es fundamental si quieres planificar con criterio tu producción y funcionamiento cotidianos. En primer lugar, porque sabrás lo que tienes en cada momento y los insumos que necesitas en tu empresa. El segundo motivo es que podrás hacer comparativas con años anteriores, basándote en los flujos y la facturación, siendo más efectivo.

La respuesta a qué es la gestión de ventas es que engloba todas las acciones administrativas, organizativas, de implementación y comunicación relacionadas con el proceso de venta. Este punto es fundamental porque, sin una buena gestión de ventas, las posibilidades de tener éxito empresarial se reducen exponencialmente. El software corporativo facilita una buena gestión.

La implementación exitosa de estos dispositivos requiere de cinco fases ineludibles. En primer lugar, una planificación sobre lo que necesitas y el producto que te interesa. La segunda fase es la de la migración del sistema desde la anterior plataforma a la nueva. Posteriormente, hay que formar al personal. En cuarto lugar, hay que poner en marcha el software y, finalmente, se tiene que realizar un seguimiento de su funcionamiento.

Los módulos ERP están adaptados para las necesidades de cada empresa de forma independiente. Las tipologías de módulos ERP de SAP son cuatro: logística (para las entradas y salidas de mercancía e inventarios), finanzas (para la contabilidad y control de flujos), gestión de recursos humanos (personal y cálculo de nóminas) y funciones multiaplicaciones (proyectos).

El funcionamiento de los ERP en cada industria tiene su propia idiosincrasia y funcionalidad, aunque siempre necesitará de una instalación práctica y de formación para los empleados. Por eso, sistemas como SAP ofrecen soluciones específicas para cada sector de actividad profesional. Estos son los principales productos específicos que puedes encontrar en el mercado:

Industria alimentaria

La solución SAP Business One Alimentación está concebida para cualquier empresa industrial del sector de la alimentación. Es posible controlar los almacenes, el funcionamiento de la fábrica, los costes de producción, clientes, ventas y otros procesos. En definitiva, dispondrás de un software para mejorar tus ratios de rendimiento.

Retail

Las empresas de retail cuentan con la solución SAP Business One Retail. La herramienta proporciona una solución integral para la distribución minorista. Algunas de las funciones que realiza es la gestión del stock, la contabilidad, el etiquetaje de los productos y la gestión comercial global. No en vano, en la venta directa, el stock tiene una importancia decisiva para tus márgenes.

Moda y complementos

La solución SAP Business One Moda es específica para el sector de moda y complementos, y te permite realizar una gestión vertical por productos, tallas y colores. Puedes importar información de Excel o procesarla automáticamente, así como imprimir documentos. Esto te facilita el adaptarte a los distintos cambios en los patrones de demanda del mercado.

La incorporación de una herramienta de automatización siempre es aconsejable para tu PYME, pero el mejor momento para comprar un ERP puede darse por dos razones. La primera, si experimentas un crecimiento significativo de ventas o volumen. El segundo motivo de peso es si quieres realizar una reestructuración o reorganización de tus departamentos.

El precio de un ERP para una PYME es variable, en función del proveedor. Una cifra orientativa es la de 15.000 euros, como base, para una PYME.  En función de la complejidad de la empresa, el precio puede aumentar porque se integran más módulos. Existen soluciones parciales para microempresas que son gratuitas, pero resultan poco funcionales a partir de un cierto volumen.

Incorporar un software de planificación de recursos empresariales es fundamental para cualquier empresa. En Seidor Business One encontrarás varias opciones de software SAP para producción, distribución y servicios, así como herramientas adaptadas a empresas de sectores diversos.