Software para PYMES: Las mejores soluciones y herramientas empresariales

El software de gestión es un sistema que sirve para realizar todo tipo de operaciones cotidianas informatizadas en una empresa, sea grande o una PYME. Algunas de las acciones que se pueden realizar son las compras, las ventas, la contabilidad y cualquier otra tarea de carácter administrativo. En definitiva, es una forma de tener toda la información corporativa centralizada.

La incorporación de una herramienta de software de gestión aporta agilidad, rapidez y simplicidad. Ganarás en agilidad porque podrás realizar las acciones de forma simultánea. Los sistemas aportan rapidez porque los cambios que implementes serán instantáneos. Finalmente, estos sistemas proporcionan simplicidad porque accedes a una base de datos centralizada.

Elegir el mejor software para tu empresa es fundamental y para ello tienes que considerar los siguientes factores:

• Las características de tu empresa, como el tamaño, la facturación, sector y perspectivas de crecimiento. Una PYME de más de 5 trabajadores y con varios departamentos debería incorporar un ERP o un CRM.
• El proveedor, puesto que tiene que ser fiable, con una trayectoria contrastada y ofrecer una buena asistencia técnica. Las incidencias son un lugar común y has de contar con quien pueda solventarlas.
• El nivel de formación de los trabajadores de tu empresa, para elegir un software fácil de implementar. Al fin y al cabo, el tiempo que pierdas también supone dinero y un software intuitivo es la mejor opción.

El mal control de inventarios es una acción a evitar porque genera varios riesgos. Primero, por la falta de componentes importantes para la seguridad de las instalaciones o almacenes. El segundo motivo es la posibilidad de perder dinero por una gestión deficiente de los stocks. Finalmente, hay que señalar la pérdida de competitividad por no planificar correctamente.

El software de compras para PYMES es útil si quieres comprar mejor y a mejores precios. La posibilidad de realizar una consulta de proveedores y de historial de costes te permitirá saber cuáles son tus volúmenes y cuándo puedes comprar mejor, así como planificar. Racionalizar los procesos es fundamental y, en ese sentido, esa herramienta facilitará tu trabajo.

La gestión financiera para PYMES engloba los procesos de compras y ventas, así como los ingresos, pagos, transferencias y operativas con proveedores, clientes y entidades financieras. El software específico proporciona un conocimiento real de la situación en tiempo real, accediendo a los datos de forma centralizada y con la capacidad de realizar operaciones.

El software de facturación es una de las herramientas imprescindibles para la operativa de una PYME de una cierta entidad. Los criterios que has de tener en cuenta para decidirte son las actualizaciones, la compatibilidad con las herramientas de la Administración, la escalabilidad y, finalmente, la facilidad para utilizarlo.

El software para PYMES facilita la digitalización y seguridad de los datos. En primer lugar, gracias a los sistemas de privacidad de contraseñas, de manera que solo entrarán personas autorizadas. El segundo método es la gestión de riesgos, identificando amenazas y bloqueándolas instantáneamente mediante los sistemas automáticos de detección.

Las principales funcionalidades de un ERP para PYMES son las siguientes: Contabilidad y Finanzas, Inventarios y Distribución, Informes y Administración, Ventas y Clientes y Compras y Operaciones. En función de cada empresa, se podrá activar un módulo o varios que funcionarán de forma integrada.

Contabilidad y Finanzas

La contabilidad y finanzas trata de los balances, las cuentas de pérdidas y ganancias y el estado financiero de la compañía, así como los saldos de cuentas bancarias. El objetivo es poder controlar estas cuestiones y realizar operaciones en tiempo real. Existen herramientas específicas para trabajar esta área y el software de gestión es una solución común.

Inventarios y Distribución

Las funcionalidades de inventarios y distribución engloban la situación de los almacenes y de las tiendas, tanto en central como en sucursales. Los módulos de Inventarios y Distribución tratan, también, la trazabilidad de las mercancías para evitar los errores humanos y depurar responsabilidades.

Informes y Administración

Las funcionalidades relacionadas con Informes y Administración están asociadas al Big Data y engloban todo lo referente a estadísticas y cuestiones de administración interna de la empresa. El uso de los datos es fundamental para tomar decisiones y trabajar en el día a día correctamente.

Ventas y Clientes

La funcionalidad de Ventas y Clientes facilita el acceso a los datos de facturación en términos absolutos y relativos. Por otra parte, también te permite identificar a tus clientes y sus patrones de compra. Hay ERPs que incluyen módulos de CRM (Customer Relationship Manager)  para la gestión de ventas y clientes.

Compras y Operaciones

La funcionalidad de Compras y Operaciones está relacionada con los gastos con proveedores, ya sean de mercancía o suministros. El software de Compras permite realizar cálculos de costes para optimizar las inversiones. Además, tienes la función de controlar en tiempo real el estado de las adquisiciones.

Los ERP Cloud son aquellos sistemas que funcionan exclusivamente en la nube, es decir, en un espacio de almacenamiento externo y virtual. Los principales beneficios de estos sistemas son que no necesitas una gran inversión inicial, puedes alojar todos tus servidores y sistemas y, además, podrás mantener tu estructura operativa descentralizada.

El control de inventario engloba todas las acciones destinadas a comprobar el estado y cantidad de las mercancías o insumos. Los principales sistemas de inventarios, como software de gestión de registro son los siguientes:

• Inventario Perpetuo: se registran en tiempo real todos los movimientos de entrada y salida del almacén.
• Inventario Periódico: se calcula la entrada y salida de mercancías en un determinado periodo de tiempo.

La posibilidad de invertir en tecnología para tu empresa, sobre todo si es una PYME, es interesante en tres casos. En primer lugar, si tienes la intención de dar un salto cualitativo y crecer. El segundo motivo es si deseas reducir tus costes de gestión. La tercera razón es la obsolescencia de los antiguos sistemas informáticos.

Las herramientas de software son variadas y diversas. Los softwares más usados por las PYMES españolas, por este orden, son los siguientes:

• ERP: los ERP (Sistemas de Planificación Empresarial) permiten realizar todas las acciones de gestión cotidiana de la compañía. Existe la posibilidad de activar uno o varios módulos, en función de la empresa.
• CRM: el CRM (Customer Relationship Manager) es un software que está centrado en las funcionalidades de ventas y marketing con los clientes.
• RRHH: el software de RRHH (Recursos Humanos) está destinado a realizar todas las tareas de organización de tiempos de trabajo, reclutamiento, vacaciones o confección de nóminas.
• SGA: el SGA (Software de Gestión de Almacenes) sirve para realizar un control de los inventarios, tanto de entradas como de salidas.

Hoy existen varias herramientas de software para PYMES específicas. Los mejores softwares de CRM para PYMES que se utilizan en 2021 son los siguientes:

1. SAP Business One

El software SAP Business One es propiamente un ERP, pero engloba también la función de CRM. Por su capacidad de integrar distintas funciones y relacionarlas como el marketing, las ventas y los inventarios, es una de las opciones más interesantes para PYMES.

2. WebCRM

La herramienta WebCRM sí que es propiamente un CRM. Hay que destacar la facilidad para aplicar distintas métricas la capacidad de realizar envíos masivos y de asignar uno a cada vendedor de la empresa.

3. Optimasuite

Optimasuite es un CRM en la nube que tiene dos posibilidades según las necesidades de la PYME. En primer lugar, la modalidad Sales está especializada en la mejora de las ratios de ventas y rendimiento. La modalidad SAT está más centrada en la interacción con los clientes.

4. Zoho

Zoho es una herramienta multicanal que favorece el trabajo en varios contextos, tanto móvil como tableta u ordenador de sobremesa. Por otra parte, este software dispone de un asistente propio, denominado Zia, que facilita el trabajo. Esta es una opción ideal para neófitos.

5. Ahora

El software para PYMES CRM Ahora destaca por su capacidad de automatización y su visión 360º. Esta herramienta se encarga de analizar el pipeline de oportunidades para decidirte bien y, además, trabajarás sin conexión.

Los informes en un ERP sirven para proporcionar datos que faciliten la toma de decisiones con proveedores, clientes o trabajadores. En tiempos de Big Data, disponer de la información compilada y clasificada es vital para no errar y ser más eficiente en la operativa cotidiana con los clientes. Los tipos de informes que hay son geográficos, de ventas, productos o fabricación.

El software para PYMES de facturación sirve para gestionar todo lo relacionado con las facturas y cobros. Este sistema permite realizar y anular facturas, así como presupuestos, así como realizar la gestión de los datos de clientes y proveedores.

El software de gestión de stocks es fundamental para mejorar la eficiencia de las operaciones. El primer motivo es porque tendrás un conocimiento exacto de lo que hay en almacén en todo momento. Por otra parte, esta herramienta de software para PYMES también sirve para planificar adquisiciones y ventas futuras y poder negociar mejores precios.

Las cargas administrativas de tu negocio se pueden reducir mediante la informatización. Esto simplificará los trámites, hará que necesites menor factor trabajo y que consigas la información en menos tiempo. La incorporación de un ERP y de un CRM se convierte, pues, en una necesidad para no quedarte atrás.